להיות חלוצים במאה ה- 21

נראה כי ההתמודדות העיקרית של מחלקות ההדרכה בימינו (כמו הארגונים בכלל) היא מירוץ מתמיד אחר הקידמה. להיות מעודכנים בשיטות ההדרכה החדשניות ביותר, טכנולוגיות הלמידה, המחוללים המשוכללים ביותר, חוויית למידה אטרקטיבית ועוד.

אבל מה קורה כאשר ארגון מתמודד עם בנייה של הדרכה מאפס, ללא כל תשתית? איך מתמודדים עם  מבנה ארגוני מורכב, עם עובדים שאינם מכירים את תחום פיתוח ההדרכה וטכנולוגיות הלמידה? מאיפה מתחילים?

על מנת להצליח בתהליך חלוצי מסוג זה ליקטנו אל ארגז הכלים שלנו מספר כלי עבודה משמעותיים:

ראשית, למרות לחץ הזמנים הדוחק, גילינו את חשיבותה הרבה של פגישת התנעה רשמית עם כל השותפים לתהליך. ההמלצה היא לשתף בעלי תפקיד בכירים ככל שניתן כדי לשדר לעובדים שהשינוי מתחיל מההנהלה.

אחד הדברים החשובים ביותר הוא תיאום ציפיות עם הלקוחות הפנימיים. כיוון שלא נחשפו להדרכה מתקדמת בעבר, חשוב להראות להם לאן אנו מכוונים להגיע בסוף התהליך ולהמחיש זאת באמצעות דוגמאות לתוצרי למידה מסוגים שונים ותהליכי שינוי שנגרמו בארגונים אחרים ולא ע"י 'נפנוף' בסיסמאות בלבד.

תהליך פיצוח ההכשרות ופיתוח ההדרכה בעקבותיו עלול להיות תהליך ארוך. כדי לייצר עבור עובדי הארגון ערך מיידי, רכישת אמונם ושינוי תפיסתם לגבי הצורך בתשתית הדרכתית יציבה,  מומלץ למצוא "כאב" מיידי שמעידים עליו עובדי הארגון ולייצר עבורו הדרכה נקודתית ואטרקטיבית (למשל, יצירת משחק רענון או צורך דחוף שיש בשיפור ביצועי העובדים הקיימים). האפקט של הדרכה מסוג זה הוא מיידי וכך אנו מצליחים לרכוש את אמונו של הלקוח הפנימי ולהמשיך בעבודת התשתית.

כלי נוסף להטמעת שיטות הדרכה חדשניות יותר באופן הדרגתי הוא עבודה תמידית בשני צירים מקבילים המשלבים פיתוח של תוצרים מתקדמים במקביל לתוצרים מסורתיים: ברור ששינוי קיצוני מדי עלול להוביל לכישלון ולכן הפתרון אמור לשלב בין פתרונות מוכרים אך משודרגים לפתרונות אטרקטיביים וחדשניים יותר במקומות המתאימים. מערכי שטח ועזרי עבודה מסורתיים לצד עבודה על תשתית טכנולוגית ולומדות מתקדמות.

בנוסף, שילוב הדרכה מתקדמת כולל בדרך כלל צורך בתיעוד מפורט של ידע שעד כה היה בע"פ. בארגון בו יש חילוקי דעות על התוכן המקצועי שיטת ה"תורה שבעל פה" יכלה להחזיק. כאשר אנו מתעדים ידע באופן מפורט כדאי לשים לב שאיננו ממשיכים להשריש טעויות מקובלות ולפיכך לחזור אל הספרות המקצועית ולהסתמך עליה בעת פיתוח חומרי ההדרכה. כמו כן, כדאי לרכז ועדה מקצועית מתקפת בראשותו של בכיר בארגון כדי להשיג ,כתוצר לוואי לפיתוח ההדרכה, גיבוש של אמת מקצועית מוסכמת בארגון ולהתגבר על חילוקי דיעות בין מומחי התוכן.

במקרים בהם מזהים עבודה עם תכנים מורכבים ניתן לחשוב על פתרונות יצירתיים כדי להקל על התהליך ולחפש מומחים מחוץ לארגון הבקיאים בתוכן הזה.
ועוד משהו קטן וחשוב לא פחות, בפרויקטים מסוג זה חשובה עד מאוד הנחיית המפתחים להתמודדות עם התנגדויות והובלת שינוי באמצעות סדנאות בנושא, פגישות צוות לטובת ליבון, שיתוף, סנכרון והגברת המוטיבציה.

אלו רק חלק מהכלים המשמעותיים בהתמודדות מסוג זה.  אמנם לא מדובר בנעילת מגפי גומי וייבוש ביצות אך אין ספק שמדובר פה בחלוציות לא פחות מורכבת.