די לחפור! 5 טקטיקות לכתיבה קצרה יותר
די לחפור! 5 טקטיקות לכתיבה קצרה יותר
לדעת לוותר על תוכן זו אומנות. אבל אם לא נשכיל לקצר את מה שאנחנו כותבים, לא יהיה מי שיקרא. ספר שפורסם לאחרונה מציג 5 צעדים פשוטים להפחתה של כמות הטקסטים שכתבנו.
1. מילים פשוטות עדיפות על מורכבות
מה עושים?
– מקריאים את הפסקה בקול רם, אם היא נשמעת לא טבעית או יומרנית, כנראה שהיא מורכבת מדי.
– עוברים על המילים והביטויים ובודקים אם יש מילה קצרה יותר ופשוטה יותר
במקום: "מאיתור הצרכים שלו עולה ש.." אפשר לכתוב "הוא צריך"
במקום "באופן מיידי" – לכתוב "מיד"
במקום "בלוחות זמנים סבירים"- לכתוב "סביר".
זה נראה אולי קטנוני, אבל כל קיצור כזה מפחית את העומס הכולל מהטקסט.
2. להימנע ממשפטים שאין בהם ערך:
מה עושים?
– לכתוב בלשון פעיל ולא סביל (במקום: יש סרטון שהעובדים חייבים לצפות בו אחת לשנה, "העובדים חייבים לצפות בסרטון אחת לשנה")
– להימנע מפתיחות משפט שסתם מוסיפות מילים כמו: "ישנם מקרים רבים", "התברר ש..", "ניכר ש..", "ניתן לאמר באופן כללי" "בצורה מוחלטת" וכד'.
3. להשתמש במונחים טכניים רק כאשר הם חיוניים או מוכרים:
מה עושים?
מבינים האם קהל היעד מכיר את המונח הטכני או לא. אם לא, להשתמש בו רק כשהוא הכרחי על מנת להיות מדוייקים. במידה והיה צורך לכתוב מונח טכני, להצמיד אליו פירוש מהיר בפעם הראשונה שהמונח מופיע. במסמך דיגיטלי יש כאלו שהופכים את המונח לקישור עם הפנייה למילון מונחים או הסבר אחר אבל זו שיטה לא אפקטיבית כי רוב הקוראים לא לוחצים על הקישור וגם לא כדאי להוציא את הקורא מחוץ למסמך כל פעם.
4. להשתמש בייצוגים גרפיים בכל פעם שהם יכולים לקצר תיאורים ארוכים:
מה עושים?
אין הכוונה לצרף גרפיקה לצורך חווית קריאה נעימה יותר, אלא רק כאשר הייצוג הגראפי מעמיס פחות מאשר טקסט. אם טקסט מסביר את עצמו מצויין, אין טעם לבנות ייצוג גראפי.
מצבים אופייניים לייצוג גראפי: רשימה של קטגוריות ופריטים תהיה נוחה יותר לקריאה בטבלה, המחשה של משהו ויזואלי תהיה מוצלחת יותר עם ייצוג גראפי, אם רוצים להראות התפתחות של משהו לאורך השנים- כדאי להציג גרף וכד'.
5. להעביר טקסטים לא חיוניים לאיזורים משניים במסמך:
מה עושים?
מזהים טקסטים שהם פחות חיוניים בגלל שברור שהם יועילו לחלק מהאנשים אבל יהיו מיותרים לקהלים אחרים. מעבירים את הטקסטים האלו לנספחים, לקבצים מצורפים או לקישורים חיצוניים. כך מבטיחים שעמוד השדרה של המסמך הוא קצר וממוקד, ומי שזקוק להרחבה על תוכן לא חיוני יכול לעשות זאת בקלות.
לכניסה לקישור לחצו כאן
